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A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe a missão de mudar a cultura empresarial de tratamento das informações das pessoas físicas. É preciso garantir a segurança de todos os dados pessoais que a organização tem acesso. A LGPD entrou em vigor, em todo território brasileiro, no dia 18 de setembro de 2020. Desde antes dessa data, ainda em 2019, o Instituto de Estudos de Protesto do Rio Grande do Sul (IEPRO-RS) vem implementando medidas que estejam de acordo com as bases legais da LGPD. O Provimento 74, do Conselho Nacional de Justiça, também serviu de referência para os padrões de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados, seguidos pelo IEPRO-RS. Nesse período de adequação, o IEPRO-RS definiu uma equipe responsável para acompanhar e compreender os processos de tratamento de dados: quais informações pessoais são coletadas, onde ficam armazenadas, quem tem acesso, o que é compartilhado e qual a proteção disponibilizada. Reuniões e aulas têm sido realizadas com os colaboradores a fim de esclarecer dúvidas, alterar métodos e deixar todos a par das mudanças exigidas pela Lei. Todas as ações são lideradas pelo Data Protection Officer (DPO) ou encarregado de dados, cargo exigido pela LGPD, responsável por garantir as boas práticas e o tratamento adequado das informações. A LGPD nos sinaliza um longo e importante caminho a ser percorrido. Não há como ignorar as mudanças tecnológicas e informacionais que o mundo está vivendo. Os Cartórios de Protesto do Rio Grande do Sul fazem parte dessa transformação e poderão encontrar neste espaço materiais e sugestões de como se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados. Pela extensão do tema, os materiais serão disponibilizadas aos poucos. A ordem de publicação segue uma lógica didática para que possa ser compreendida e aplicada, se assim o operador da LGPD no Cartório desejar. Lembrando que as informações são sugestões do IEPRO-RS a serem seguidas, mas cada Cartório tem a autonomia de decidir a forma que irá implantar as exigências da Lei. Você poderá acompanhar, através do nosso&nbsp;<a href="https://www.protestors.com.br/sobre-nos/sou-cartorio">site</a>, diretrizes para que os colaboradores e prestadores de serviço contratados possam seguir. Não temos a intenção ou a ousadia de esgotar o assunto. São simplesmente orientações e sugestões, que, por mais completas que sejam, podem não abranger a totalidade das diretrizes exigidas pela Lei.&nbsp;Bom trabalho a todos nós!

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Você tem um registro dos dados pessoais que possui (inventário de dados)? Você sabe a utilidade deste registro?Questões de apoio para pergunta acima:<ul><li>Quais informações entram, entram e saem de sua organização?</li><li>Verifique se essas informações incluem dados pessoais, e dados pessoais sensíveis Exemplos de dados pessoais: nomes e endereços de pessoas, contatos que você usa para telemarketing e detalhes de inscrição de membros.</li><li>Você sabe por que coleta e guarda dados pessoais?</li><li>Você fez um registro dos dados pessoais que possui, o que faz com eles e por que os possui? O motivo pelo qual você guarda dados pessoais precisa se encaixar em uma das dez bases legais para processamento.</li></ul>Verifique também:<ul><li>O tipo de dados que você possui, como nomes e endereços de e-mail, e se há dados sensíveis</li><li>Como você obteve os dados, por exemplo, em formulários de papel ou por meio do seu site.</li><li>Por que você tem os dados.</li><li>Há quanto tempo você tem os dados ou os manterá.</li><li>Se você compartilha os dados.</li></ul>Ações sugeridas:Criar um registro (inventário de dados), dos dados pessoais que você possui, o que você faz com eles e sua base legal para processá-los. Observação: você não precisa registrar todos os dados pessoais que possui, apenas o tipo de informação. Por exemplo, gravar "endereços de e-mail", em vez de uma lista de todos os endereços de e-mail que você possui.

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As pessoas (titulares de dados pessoais) sabem que você tem seus dados pessoais e entendem como você os usa?Questões de apoio para pergunta acima:<ul><li>As pessoas são informadas sobre como você usa seus dados pessoais?</li><li>Você informa às pessoas se está compartilhando seus dados?</li><li>Você comunica às pessoas o que planeja fazer com seus dados em papel, como formulários, ou online por meio de um aviso ou declaração de privacidade?</li></ul>Nesse caso, verifique se este aviso ou declaração de privacidade inclui todas as informações abaixo:<ul><li>O nome da sua empresa e a pessoa responsável pela proteção de dados (encarregado);</li><li>Por que você mantém os dados pessoais (sua base legal) e o que você faz com eles;</li><li>De onde você obteve os dados;</li><li>Com quem você compartilha os dados e como você faz isso, incluindo qualquer compartilhamento fora do Brasil;</li><li>Por quanto tempo você guarda os dados;</li><li>Como as pessoas podem solicitar acesso, correção ou exclusão de seus dados.</li></ul>Ações sugeridas:Se você não possui nenhuma política de privacidade no momento, deverá criar um aviso de privacidade que inclua:&nbsp;<ul><li>O nome da sua empresa e a pessoa responsável pela proteção de dados.</li><li>Por que você mantém os dados pessoais (sua base legal) e o que você faz com eles.</li><li>De onde você obteve os dados.</li><li>Com quem você compartilha os dados e como você faz isso.</li><li>Por quanto tempo você mantém os dados.</li><li>Como as pessoas podem solicitar acesso, correção ou exclusão de seus dados.</li><li>Se você publica essas informações em quaisquer folhetos, pôsteres ou sites que você usa.</li></ul>

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Você coleta apenas os dados pessoais de que precisa? Questões de apoio para pergunta acima:<ul><li>Você coleta apenas os dados pessoais de que precisa para trabalhar e usar?</li><li>Você garante que as pessoas saibam a diferença entre as informações que precisam fornecer e as informações opcionais?</li></ul>Por exemplo: José é um limpa-vidros. Ele coleta os nomes e endereços de seus clientes, que ele precisa para limpar suas janelas. José também gostaria de coletar os endereços de e-mail de seus clientes para que ele possa enviar suas contas por e-mail em vez de imprimi-las. Como não é necessário para a realização dos seus serviços, diz aos clientes que o fornecimento desta informação é opcional.Ações sugeridas: Coisas que você deve fazer agora:<ul><li>Revise todos os dados pessoais que você possui e decida o que você precisa para processamento e o que é opcional.</li><li>Destrua com segurança tudo o que for excessivo ou que você não precise usar ou guardar.</li></ul>No futuro:<ul><li>Ao coletar informações, diga à pessoa quais informações ela precisa fornecer e quais são opcionais.</li><li>Verifique regularmente as informações que possui e destrua com segurança qualquer coisa que seja excessiva ou que você não precise usar ou guardar.</li></ul>